Datenschutzerklärung

Stand: August 2026. Diese Erklärung gilt für die Website rechnungssuite.de, die Web-Anwendung und die iOS-App „Rechnungssuite“.

1. Verantwortlicher

Paul Klopsch, Mozartstraße 19, 14513 Teltow, Deutschland, E-Mail [E-Mail-Adresse]. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür liegen nicht vor.

2. Was wir verarbeiten

2.1 Konto und Anmeldung

Name, E-Mail-Adresse und ein Passwort-Hash (Klartext-Passwörter werden nicht gespeichert), dazu der Bestätigungsstand der E-Mail-Adresse und die Zeitpunkte von Anlage und Änderung. Zur Sitzung speichern wir eine Kennung, ihre Gültigkeitsdauer und die Browser- beziehungsweise App-Kennung (User-Agent); die Sitzung endet spätestens nach sieben Tagen. Ihre IP-Adresse speichern wir dabei nicht — die Software ist ausdrücklich so eingestellt, dass sie nicht in die Sitzung geschrieben wird. Zweck: Bereitstellung des Zugangs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).

Um Angriffe auf Anmeldung und Passwortzurücksetzung zu bremsen, zählen wir Aufrufe je IP-Adresse und je betroffener E-Mail-Adresse. Diese Zählung findet ausschließlich im Arbeitsspeicher statt, gilt nur für die Dauer des jeweiligen Zeitfensters und wird nicht gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Zugangs.

2.2 Inhalte, die Sie anlegen

Firmenprofil, Kunden, Angebote, Rechnungen samt Positionen, Zahlungen, Zahlungserinnerungen und Katalogeinträge. Darunter fallen auch personenbezogene Daten Ihrer eigenen Kunden. Insoweit sind Sie Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Die Bedingungen dieser Verarbeitung — Gegenstand, Dauer, Art und Zweck, Weisungsbindung, technische Maßnahmen, Unterauftragnehmer, Löschung — stehen in einem eigenen Vertrag: Art. 28 Abs. 3 DSGVO verlangt dafür mehr, als eine Datenschutzerklärung leisten kann — Weisungsbindung, Unterauftragnehmer, technische Maßnahmen, Löschung und Kontrollrechte. Diesen Vertrag halten wir für Sie bereit und schließen ihn auf Ihre Anforderung in Textform; Sie brauchen dafür nichts zu formulieren. Anfragen richten Sie an [E-Mail-Adresse].

2.3 Belegarchiv

Festgeschriebene Belege werden als PDF, bei E-Rechnungen zusätzlich als XML samt Prüfbericht, unveränderlich archiviert. Die Dateien liegen verschlüsselt und mit technischer Schreibsperre (Object Lock). Zweck: Erfüllung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG.

2.4 Diktat (iOS-App)

Die Spracherkennung läuft auf Ihrem Gerät. Die App verlangt die geräteinterne Erkennung und schaltet nicht auf einen Erkennungsdienst um; es wird keine Audioaufnahme gespeichert und keine an uns oder Dritte übertragen. Kann ein Gerät Sprache nicht vollständig lokal erkennen, bietet die App dort kein Diktat an, sondern nur die Eingabe über die Tastatur. Damit Eigennamen richtig geschrieben werden, erhält die Erkennung auf dem Gerät die Namen Ihrer gespeicherten Kunden (höchstens 100); diese verlassen das Gerät dabei nicht.

An unseren Server wird nur der erkannte oder getippte Textübermittelt, begrenzt auf 4.000 Zeichen. Um daraus einen Rechnungsentwurf vorzuschlagen, geben wir an Anthropic PBC weiter: diesen Text sowie die Namen Ihrer gespeicherten Kunden (höchstens 20) und die Titel Ihrer Katalogeinträge (höchstens 20). Beide Listen dienen allein der richtigen Schreibweise — ohne sie schreibt das Sprachmodell Eigennamen und Leistungsbezeichnungen falsch. Eine Zuordnung zu einem Kunden nimmt das Modell nicht vor; den Vorschlag dazu erzeugt unser Server, bestätigen müssen Sie ihn. Damit werden auch personenbezogene Daten Ihrer Kunden in die USA übermittelt (siehe Abschnitt 4). Aus Ihren gespeicherten Daten werden keine Anschriften, Kontaktdaten, Preise, Beträge oder Belege übermittelt. Der Text wird bei uns nicht dauerhaft gespeichert; gespeichert wird nur der Entwurf, den Sie anschließend bestätigen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Nichts davon geschieht ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung: In der iOS-App erscheint vor der ersten Nutzung ein Bildschirm, der genau diese Übermittlung beschreibt; erst danach ist die Funktion verfügbar. Ohne Einwilligung lehnt bereits unser Server jede Verarbeitung ab — das gilt auch für getippten Text, denn er nimmt denselben Weg wie ein Diktat. Belege von Hand anzulegen, bleibt davon unberührt und jederzeit möglich. Ihre Einwilligung gilt für Sie persönlich, nicht für Ihre Kolleginnen und Kollegen, und Sie widerrufen sie jederzeit im Profil der App. Ab dem Widerruf findet keine Übermittlung mehr statt; bereits erzeugte Entwürfe bleiben bestehen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Dass und wann Sie eingewilligt haben, halten wir als Nachweis fest (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) — auch nach einem Widerruf. Ändern wir den Text dieser Einwilligung, fragen wir erneut.

Ihre persönliche Einwilligung ist nur die eine Hälfte. Über den Einsatz eines Auftragsverarbeiters entscheidet der Betrieb als Verantwortlicher (Art. 28 Abs. 1 DSGVO), nicht die einzelne Mitarbeiterin oder der einzelne Mitarbeiter. Deshalb muss zusätzlich der Inhaber des Betriebs das Diktat freigeben. Die Vorgabe ist „aus“ (Art. 25 Abs. 2 DSGVO): Solange niemand aktiv freigibt, findet keine Übermittlung statt — auch dann nicht, wenn einzelne Beschäftigte bereits eingewilligt haben. Der Inhaber gibt in den Einstellungen der Web-App oder auf dem Diktat-Bildschirm der App frei und nimmt die Freigabe dort jederzeit wieder zurück. Eine zurückgenommene Freigabe wirkt sofort, löscht aber keine Einwilligungen: Sie bleiben als Nachweis gespeichert und wirken weiter, sobald der Betrieb erneut freigibt.

2.5 E-Mail-Versand

Für Anmelde- und Passwortmails sowie den Versand von Belegen an Ihre Kunden wird ein E-Mail-Dienstleister eingesetzt (siehe Abschnitt 4). Übermittelt werden Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt und Anhang.

2.6 Warteliste

Wenn Sie sich auf der Seite „Rechnung diktieren“ eintragen, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, optional Ihr Gewerk, den Zeitpunkt des Eintrags und den Zeitpunkt Ihrer Bestätigung. Kommen Sie über einen gekennzeichneten Link, wird zusätzlich dessen Herkunftskennung gespeichert, damit wir wissen, welcher Weg zu uns führt.

Zur Ehrlichkeit gehört die Reihenfolge: Ihre Adresse wird schon beim Absenden gespeichert, denn ohne sie könnten wir Ihnen den Bestätigungslink nicht schicken. Angeschrieben werden Sie erst nach Ihrer Bestätigung (Double Opt-in) — bis dahin bleibt der Eintrag ohne Wirkung. Zweck: Benachrichtigung über den Start dieser Funktion. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), jederzeit widerrufbar per Nachricht an uns; wir löschen den Eintrag dann. Zusätzlich zählen wir Seitenaufrufe je Browsersitzung ohne Personenbezug.

2.7 Server-Protokolle

Beim Aufruf der Website fallen technisch notwendige Protokolldaten an (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Adresse, Statuscode). Zweck: Betrieb und Abwehr von Missbrauch, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Was wir nicht tun

Kein Tracking, keine Analyse-Werkzeuge, keine Werbe-Netzwerke, keine Weitergabe Ihrer Daten zu Werbezwecken. Die Website setzt außer der technisch notwendigen Sitzungs-Information keine Cookies. Schriftarten und alle übrigen Dateien der Website liefert unser eigener Server aus; es entsteht keine Verbindung zu Google Fonts oder einem Auslieferungsnetz (CDN). Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

4. Empfänger und Dienstleister

Mit den genannten Dienstleistern schließen wir Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; für Übermittlungen in die USA auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission beziehungsweise der Angemessenheitsentscheidung für Teilnehmer des EU-US Data Privacy Framework. Solange das Diktat mangels hinterlegtem Zugang nicht aktiv ist, findet auch keine Übermittlung an Anthropic statt. Das Belegarchiv wird von uns selbst auf dem genannten Server betrieben; ein weiterer Speicheranbieter ist nicht beteiligt. Auch die Erzeugung der PDF-Dateien und die Prüfung von E-Rechnungen nach EN 16931 (KoSIT-Prüfwerkzeug) laufen auf unserem eigenen Server — ein externer Render- oder Prüfdienst ist nicht eingebunden.

Darüber hinaus bestimmen Sie selbst über Empfänger: Wenn Sie einen Beleg versenden, geht er an die von Ihnen angegebene Adresse. Teilen Sie in der iOS-App ein Beleg-PDF, wird es dafür kurz in den Zwischenspeicher des Geräts geschrieben, an die von Ihnen gewählte App übergeben und anschließend wieder gelöscht.

Hinterlegen Sie in den Einstellungen eine Upload-Adresse Ihrer Steuerberatung — etwa die DATEV Upload Mail —, geht jeder von Ihnen versendete Beleg zusätzlich als unsichtbare Kopie (BCC) an diese Adresse. Übermittelt wird derselbe Beleg wie an Ihren Kunden, einschließlich dessen Name, Anschrift und Beträgen. Empfänger und Rechtsgrundlage bestimmen Sie: Die Weitergabe an Ihre Steuerberatung erfolgt in Ihrer Verantwortung, wir stellen nur den Versandweg. Leeren Sie das Feld, endet die Kopie sofort.

5. Speicherdauer

Für festgeschriebene Belege und die zugehörigen Protokolle gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, gerechnet ab dem Schluss des Jahres der Ausstellung (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 HGB).

Die technische Schreibsperre des Archivs läuft länger als diese Frist — zehn Jahre.Das ist Absicht: Der Fristablauf ist gehemmt, solange eine Außenprüfung läuft oder ein Rechtsbehelf offen ist, und eine einmal gesetzte Sperre lässt sich nachträglich nicht verlängern. Wäre sie zu kurz gewählt, wäre ein noch aufbewahrungs­- pflichtiger Beleg unwiederbringlich weg. Wir nennen Ihnen die Sperre offen, statt nur die kürzere gesetzliche Frist zu erwähnen: Innerhalb dieser zehn Jahre kann auch der Anbieter eine archivierte Datei nicht entfernen. Ein automatischer Löschlauf nach Fristablauf ist derzeit nicht eingerichtet; die Löschung erfolgt bis auf Weiteres auf Anfrage und erst, wenn die Sperre abgelaufen ist.

Entwürfe, Katalogeinträge und Kundendaten ohne Belegbezug werden gelöscht, sobald Sie sie löschen oder Ihr Konto endet. Konto- und Sitzungsdaten enden mit dem Konto; Sitzungen laufen ohnehin spätestens nach sieben Tagen ab. Wartelisten-Einträge löschen wir auf Widerruf.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Auskunft und Löschung können Sie selbst auslösen: in der Web-App unter „Konto und Daten“, in der iOS-App unter „Profil → Daten exportieren oder Konto löschen“. Der Bildschirm zeigt vorher an, was gelöscht wird und was aus gesetzlichen Gründen bestehen bleibt. Denn: Solange die Aufbewahrungsfrist für einen Beleg läuft, darf er nicht gelöscht werden (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Wir sperren ihn dann für jede weitere Verwendung. Gelöscht wird er, wenn die Schreibsperre des Archivs abgelaufen ist — deren Dauer und der noch fehlende automatische Löschlauf stehen in Abschnitt 5. Die Archivdateien sind technisch mit Schreibsperre versehen; auch wir können sie vorher nicht entfernen.

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der für uns zuständigen: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow.

7. Sicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS). Die Trennung der Mandanten wird nicht nur von der Anwendung, sondern von der Datenbank selbst erzwungen. Archivierte Belege sind zusätzlich verschlüsselt gespeichert und gegen Veränderung gesperrt.Änderungen an Belegdaten werden protokolliert — jede Anlage, jede Bearbeitung, jede Statusänderung, jeder Versand. Ein Protokoll darüber, wer einen Beleg nur gelesen hat, führen wir nicht.