Den KoSIT-Prüfbericht lesen
Wird eine E-Rechnung abgelehnt, bekommst du selten einen freundlichen Satz, sondern eine XML-Datei: den Prüfbericht. Er sieht abschreckend aus, besteht aber aus immer denselben Bausteinen. Wer weiß, wonach er sucht, findet die eigentliche Aussage in unter einer Minute.
Stand: · Geprüft gegen XRechnung 3.0.2 mit dem KoSIT-Validator 1.6.0 und der Konfiguration 2026-01-31
Wer prüft da eigentlich?
Für die E-Rechnung gibt es in Deutschland eine amtliche Prüfsoftware: den KoSIT-Validator, herausgegeben von der Koordinierungsstelle für IT-Standards. Er wird mit einer Konfiguration betrieben, die die Regeln der XRechnung enthält — Version und Konfiguration bestimmen, welche Regeln gelten.
Fast alle Rechnungseingangsportale der öffentlichen Hand setzen genau diese Software ein. Deshalb ist das Ergebnis nicht Geschmackssache: Dieselbe Datei führt bei jedem Empfänger, der dieselbe Konfiguration fährt, zum gleichen Urteil. In der Rechnungssuite läuft der KoSIT-Validator 1.6.0 mit der offiziellen XRechnung-Konfiguration 2026-01-31 (XRechnung 3.0.2) — vor jedem Festschreiben, für jede E-Rechnung.
Der Aufbau: drei Angaben pro Meldung
Der Bericht ist eine Liste von Meldungen. Jede davon steht in einem Element namens rep:message und trägt drei Angaben, auf die es ankommt:
| Feld | Was dort hineingehört | Beispiel |
|---|---|---|
| level | Schweregrad. error führt zur Ablehnung, warning und info sind Hinweise. | error |
| code | Die Regel-Kennung. Danach suchst du im Ratgeber — das ist die eigentliche Diagnose. | BR-DE-15 |
| xpathLocation | Die Fundstelle im XML. Für Entwickler nützlich; für die Fehlersuche reicht meist der Code. | /rsm:CrossIndustryInvoice[1] |
Im Original sieht eine einzelne Meldung so aus:
<rep:message level="error" code="BR-DE-15"
xpathLocation="/rsm:CrossIndustryInvoice[1]">
[BR-DE-15] Das Element "Buyer reference" (BT-10)
muss übermittelt werden.
</rep:message>Übersetzt: schwerwiegend (error), Regel BR-DE-15, es fehlt die Leitweg-ID. Alles Weitere ist Verpackung.
So gehst du einen Bericht durch
- Datei im Texteditor öffnen. Notepad, TextEdit oder der Browser genügen. Ein spezielles Programm brauchst du nicht.
- Nach
level="error"suchen. Nur diese Zeilen haben die Rechnung gestoppt. Alles mit warning darfst du beim ersten Durchgang überspringen. - Codes notieren. Oft sind es zwei oder drei, die auf dieselbe Ursache zurückgehen — etwa vier Meldungen wegen eines einzigen fehlenden Kontaktblocks.
- Code nachschlagen. In der Übersicht der Fehlercodes steht zu jeder Kennung, welche Angabe fehlt und wo du sie einträgst.
- Rechnung neu erzeugen und erneut einreichen. Ein Prüfbericht gehört immer zu genau einer Datei — eine korrigierte Rechnung braucht einen neuen.
error, warning, info — was zählt?
- error — die Rechnung ist ungültig und wird zurückgewiesen. Hier musst du handeln.
- warning — formal in Ordnung, aber unüblich oder unvollständig. Der Empfänger nimmt die Rechnung an; ob sein System damit sauber weiterarbeitet, ist eine andere Frage. Warnungen sind der beste Hinweis darauf, was beim nächsten Regelupdate zum Fehler wird.
- info — reine Auskunft, kein Handlungsbedarf.
Wichtig ist die Reihenfolge: Erst alle Fehler beseitigen, dann die Warnungen ansehen. Ein Bericht ohne error-Meldung bedeutet, dass die Datei die technische Prüfung bestanden hat.
Warum du den Bericht aufheben solltest
Der Prüfbericht ist der Nachweis, dass deine Rechnung zum Zeitpunkt der Ausstellung den amtlichen Anforderungen entsprach. Kommt Jahre später die Frage auf, ob eine E-Rechnung formal korrekt war, ist er die Antwort — vorausgesetzt, er liegt noch vor.
In der Rechnungssuite wird er deshalb wie ein Belegbestandteil behandelt: Bei jeder festgeschriebenen E-Rechnung wird der Bericht zusammen mit PDF und XML-Datei unveränderbar archiviert, sein Prüfwert wandert in die Hash-Kette über alle Belege, und du kannst ihn jederzeit als KoSIT-Prüfbericht herunterladen — auch nach Jahren.
Rechnung selbst gegenprüfen — ohne Hochladen
Die kostenlose Vorprüfung öffnet deine XML-Datei direkt im Browser und sagt dir, welche der hier beschriebenen Pflichtangaben fehlen. Die Datei verlässt dein Gerät dabei nicht.