Ratgeber
Deine E-Rechnung wurde abgelehnt. Was jetzt?
Behörden und große Auftraggeber prüfen jede E-Rechnung maschinell. Kommt sie zurück, steht im Protokoll ein Kürzel wie BR-DE-15 — und darunter ein englischer Satz, der niemandem weiterhilft. Diese Seiten übersetzen die häufigsten Meldungen in Klartext: was fehlt, warum, und welche Angabe du nachträgst.
Und weil die meisten Ablehnungen einen fachlichen Grund haben, steht daneben das Kapitel dahinter: §13b bei Bauleistungen, Abschlags- und Schlussrechnung, die GoBD-Verfahrensdokumentation und der Datenzugriff bei der Betriebsprüfung.
Geschrieben von den Leuten, die die Prüfung selbst betreiben: In der Rechnungssuite läuft jede E-Rechnung vor dem Festschreiben durch den offiziellen KoSIT-Validator 1.6.0 mit der XRechnung-Konfiguration 2026-01-31 (XRechnung 3.0.2) — dieselbe Software, die auch beim Empfänger urteilt.
XRechnung-Fehlercodes
Deine E-Rechnung wurde abgelehnt und im Prüfprotokoll steht ein Kürzel wie BR-DE-15 oder BR-CO-15? Hier steht in normalem Deutsch, was die Regel verlangt, warum sie anspringt und welche Angabe du nachtragen musst.
- BR-DE-15BR-DE-15: Die Leitweg-ID fehltDer häufigste Ablehnungsgrund bei Rechnungen an Behörden: Das Feld „Buyer reference“ (BT-10) ist leer.
- BR-DE-2BR-DE-5BR-DE-6BR-DE-7BR-DE-2, BR-DE-5, BR-DE-6, BR-DE-7: Kontaktdaten des Verkäufers fehlenDie XRechnung verlangt Ansprechpartner, Telefon und E-Mail deines Betriebs — auf dem Papier-PDF reicht der Briefkopf, hier nicht.
- BR-CO-26BR-CO-26: Der Rechnungssteller ist nicht eindeutig identifizierbarOhne USt-IdNr., Registernummer oder Verkäufer-Kennung kann der Empfänger deinen Betrieb nicht automatisch zuordnen.
- BT-34BT-49BR-62BR-63Elektronische Adresse fehlt: BT-34 und BT-49Die elektronische Adresse ist nicht das Adressfeld, sondern die Zustelladresse — meist eine E-Mail mit Kennzeichen „EM“.
- BR-CO-10BR-CO-13BR-CO-15BR-CO-16BR-CO-10, BR-CO-13, BR-CO-15, BR-CO-16: Die Summen gehen nicht aufDer Prüfer rechnet jede Rechnung nach — schon ein Cent Abweichung führt zur Ablehnung.
- BR-CO-17BR-S-08BR-S-09BR-CO-17: Der Steuerbetrag passt nicht zum SteuersatzUmsatzsteuer wird je Steuersatz auf die Summe gerechnet — nicht Position für Position.
- BR-AE-10BR-AE-5BR-AE-9BR-AE-2BR-AE-10: §13b-Rechnung ohne Hinweis auf die SteuerschuldnerschaftReverse Charge nach §13b braucht mehr als den Satz auf dem Papier — auch im XML.
- BR-E-10BR-E-5BR-E-9BR-E-10: Kleinunternehmer-Rechnung ohne Befreiungsgrund0 % ohne Begründung gibt es in der E-Rechnung nicht — der Grund gehört ins XML, nicht nur in die Fußzeile.
- BR-CO-25BR-CO-25: Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingung fehltSteht ein Zahlbetrag über null in der Rechnung, muss auch dranstehen, bis wann gezahlt wird.
Umsatzsteuer, GoBD und Betriebsprüfung
Vier Fragen, die im Handwerk immer wieder auftauchen und in der allgemeinen Ratgeberliteratur selten zusammen beantwortet werden: Wann die Umsatzsteuer auf den Auftraggeber übergeht, wie Abschlags- und Schlussrechnung zusammenhängen, was in eine GoBD-Verfahrensdokumentation gehört und was ein Betriebsprüfer an Daten verlangen darf. Jede Seite sagt auch, wo die Rechnungssuite hilft — und wo nicht.
- § 13b UStG bei Bauleistungen: die Rechnung ohne UmsatzsteuerBauleistung an einen anderen Bauunternehmer: keine Umsatzsteuer, dafür ein Pflichtsatz — und in der E-Rechnung drei zusätzliche Felder.
- Abschlagsrechnung und Schlussrechnung im HandwerkAm Bau die Regel, in dieser Software noch nicht abgebildet: Was das für dich bedeutet, steht hier ungeschönt.
- GoBD-Verfahrensdokumentation: was ein Handwerksbetrieb wirklich brauchtFehlt sie, kann die Buchführung als formell nicht ordnungsgemäß gelten — dabei liefert die Software ein ganzes Kapitel davon fast fertig.
- Z1, Z2, Z3: der Datenzugriff bei der BetriebsprüfungDer Prüfer nennt eine Zugriffsart, keine Datei. Was Z1, Z2 und Z3 heißen und was du herausgeben musst.
Grundlagen
Hintergrund zur E-Rechnung: welche Software prüft, was in einem Prüfbericht steht und woran du erkennst, ob eine Rechnung wirklich durchgegangen ist.