BR-CO-26: Der Rechnungssteller ist nicht eindeutig identifizierbar

Beim Empfänger läuft die Rechnung durch ein Programm, das den Lieferanten automatisch erkennen soll — ohne dass jemand den Firmennamen abtippt. Dafür braucht es eine Nummer. Die Norm akzeptiert dafür drei Felder, und mindestens eines davon muss gefüllt sein:

• Kein Handelsregistereintrag. Ein Handwerksbetrieb als Einzelunternehmen steht in der Handwerksrolle, nicht im Handelsregister — BT-30 bleibt also leer.
• Keine USt-IdNr. Wer nur im Inland abrechnet, hat oft nie eine beantragt. Für Papierrechnungen genügt nach §14 UStG die Steuernummer — die E-Rechnung ist an dieser Stelle strenger.
• Das Programm sortiert zu ordentlich. Viele Programme tragen die Steuernummer korrekt in BT-32 ein und lassen BT-29 leer. Das ist fachlich sauber und scheitert trotzdem an dieser Regel.

Es gibt zwei Wege. Der erste ist der dauerhaft bessere.

1. USt-IdNr. beantragen und eintragen. Sie wird beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt; auch Kleinunternehmer nach §19 UStG können eine bekommen. In der Rechnungssuite trägst du sie unter Einstellungen im Feld USt-IdNr. (optional) ein. Damit ist BT-31 gefüllt und die Regel erfüllt — und die Nummer hilft dir außerdem bei jedem Geschäft mit Kunden im EU-Ausland.
2. Bis dahin: Steuernummer als Kennung mitsenden. Solange keine USt-IdNr. vorliegt, schreibt die Rechnungssuite deine Steuernummer zusätzlich als Verkäufer-Kennung (BT-29) in die Datei — neben ihren regulären Platz in BT-32. Damit ist eine maschinenlesbare Kennung vorhanden, und BR-CO-26 greift nicht. Du musst dafür nichts einstellen; es genügt, dass unter Einstellungen das Feld Steuernummer ausgefüllt ist.
3. Rechnung neu erzeugen. Beide Angaben werden beim Festschreiben in die XML-Datei geschrieben. Eine bereits festgeschriebene Rechnung bleibt unverändert — hier hilft nur Storno und Neuausstellung.

Wenn du mit einem anderen Programm arbeitest: Prüfe, ob es ein Feld „Verkäufer-Kennung“, „Seller identifier“ oder „BT-29“ anbietet. Findest du keines und hast keine USt-IdNr., bleibt nur der erste Weg.

„Und/oder“ heißt: Eines der drei Felder genügt. Die Regel stammt aus der europäischen Norm EN 16931 und gilt deshalb nicht nur für XRechnung, sondern auch für ZUGFeRD-Rechnungen im Profil EN 16931.

§14 Abs. 4 Nr. 2 UStG verlangt auf jeder Rechnung entweder die Steuernummer oder die USt-IdNr. Das gilt unabhängig davon, was die technische Prüfung sagt. Trag beide ein, wenn du beide hast: Die Steuernummer erfüllt das Umsatzsteuerrecht, die USt-IdNr. zusätzlich die maschinelle Zuordnung.