BR-DE-15: Die Leitweg-ID fehlt

Eine XRechnung enthält ein Feld mit dem Namen Buyer reference, in den Normen als BT-10 geführt. Auf Deutsch: „Referenz des Käufers“. Bei öffentlichen Auftraggebern steht dort die Leitweg-ID.

BR-DE-15 ist die Regel, die dieses Feld erzwingt. Sie prüft nur eines: Ist da etwas drin? Ist das Feld leer oder gar nicht vorhanden, wird die Rechnung abgewiesen — unabhängig davon, wie korrekt der Rest ist.

In der Praxis sind es fast immer diese vier Fälle:

• Sie stand nur im PDF. Viele Betriebe drucken die Leitweg-ID brav in den Rechnungskopf. Der Prüfer liest aber nicht den Text, sondern das Datenfeld — und das war leer.
• Sie stand im falschen Feld. Bestellnummer (BT-13), Auftragsnummer und Projektnummer sind eigene Felder. Wer die Leitweg-ID dort einträgt, füllt BT-10 trotzdem nicht.
• Der Auftraggeber hat sie nie mitgeteilt. Sie steht in den Vergabeunterlagen, im Auftragsschreiben oder in der Bestellung — manchmal aber eben auch nur in einer E-Mail von vor drei Monaten.
• Das Rechnungsprogramm kennt das Feld nicht. Programme, die XRechnung nur „mitliefern“, haben oft gar keine Eingabemöglichkeit für BT-10.

1. Nummer besorgen. Schau in Auftrag, Bestellung oder Vergabeunterlagen nach „Leitweg-ID“. Findest du nichts, frag deine Ansprechperson beim Auftraggeber danach — sie ist dort bekannt, weil jede Behörde sie für den Rechnungseingang vergeben bekommt.
2. Aufbau grob prüfen. Eine Leitweg-ID besteht aus Ziffernblöcken mit Bindestrichen, beginnt mit einer zweistelligen Kennzahl und endet auf zwei Prüfziffern (Aufbau siehe unten). Ein Zahlendreher fällt so schon vor dem Versand auf.
3. In der Rechnungssuite eintragen. Unter Kunden den Auftraggeber öffnen, den Bereich Weitere Angaben (optional) aufklappen und die Nummer in das Feld Leitweg-ID für XRechnung eintragen. Sie hängt am Kunden, nicht an der einzelnen Rechnung — beim nächsten Auftrag ist sie damit schon da.
4. Rechnung neu erzeugen. Die Leitweg-ID wird beim Festschreiben in die XML-Datei geschrieben. Eine bereits erzeugte Datei ändert sich nicht rückwirkend — sie muss neu erstellt werden.
5. War die Rechnung schon festgeschrieben? Dann ist sie unveränderbar. Der richtige Weg ist eine Storno-Gutschrift und danach eine neue Rechnung mit der Leitweg-ID. Nachträgliches Überschreiben wäre ein Verstoß gegen die GoBD — auch wenn nur eine Nummer fehlt.

So ist eine Leitweg-ID aufgebaut

Beispiel einer gültigen Nummer: 991-03730-19. Sie besteht aus bis zu drei Teilen:

Insgesamt ist eine Leitweg-ID zwischen 5 und 46 Zeichen lang. Ob deine Nummer formal stimmt und die Prüfziffer passt, kannst du in der kostenlosen Vorprüfung testen — die rechnet direkt im Browser nach.

Mehr steht dort nicht — und genau das ist der Punkt: Die Regel verlangt nur, dass das Feld gefüllt ist. Ob der Inhalt eine formal gültige Leitweg-ID ist, prüft der Empfänger anschließend selbst. Eine Rechnung kann also durch die technische Prüfung kommen und trotzdem beim Auftraggeber liegenbleiben, weil die Nummer falsch ist.

BR-DE-15 gilt für jede XRechnung, nicht nur für Rechnungen an Behörden. Schickst du eine XRechnung an ein Unternehmen, das gar keine Leitweg-ID hat, muss BT-10 trotzdem gefüllt sein. Üblich ist dann die Referenz, die der Empfänger selbst vorgibt: eine Lieferantennummer, eine Bestellreferenz oder eine Kennung aus seinem Rechnungseingangsportal. Frag danach, statt etwas zu erfinden — ein Fantasiewert besteht zwar die Prüfung, sorgt beim Empfänger aber für dieselbe Verzögerung.

Wenn dein Kunde ohnehin keine XRechnung braucht, ist der einfachere Weg oft ein anderes Format: ZUGFeRD ist eine PDF-Rechnung mit eingebetteten Daten und kennt diese Pflicht nicht.