Abschlagsrechnung und Schlussrechnung im Handwerk

Die Begriffe werden auf der Baustelle oft gemischt, meinen aber verschiedene Dinge. Diese Unterscheidung ist keine Wortklauberei: Sie entscheidet darüber, ob am Ende einmal oder zweimal Umsatzsteuer im Spiel ist.

Der Abzug der Abschläge in der Schlussrechnung ist die Stelle, an der es in der Praxis schiefgeht. Steht der volle Betrag in der Schlussrechnung und werden die Abschläge nicht sauber abgesetzt, ist derselbe Umsatz zweimal mit Umsatzsteuer abgerechnet: einmal im Abschlag, einmal in der Schlussrechnung. Was daraus folgt, klärst du besser vorher mit deiner Steuerberatung als hinterher mit dem Finanzamt — repariert wird ein solcher Fehler nur über Korrekturbelege.

Die einschlägigen Vorschriften sind § 14 Abs. 5 UStG und § 22 Abs. 2 Nr. 2 UStG. Wie sie in deinem konkreten Bauvorhaben anzuwenden sind — ob es sich um Anzahlungen auf eine einheitliche Leistung handelt oder um abgeschlossene Teilleistungen, die jeweils für sich abgerechnet werden —, gehört in ein Gespräch mit deiner Steuerberatung. Der Unterschied ist keine Formsache: Er entscheidet, wann die Steuer entsteht.

Die europäische Rechnungsnorm hat für diesen Fall ein eigenes Feld. Es heißt BT-113 und trägt den bereits gezahlten Betrag. Der Gesamtbetrag der Rechnung bleibt dabei der volle Betrag — abgezogen wird erst ganz am Ende, beim fälligen Zahlbetrag.

Der Prüfer rechnet das nach: BT-115 = BT-112 − BT-113 + BT-114. Wer den Abschlag stillschweigend vom Zahlbetrag abzieht, ohne ihn in BT-113 einzutragen, bekommt die Rechnung mit BR-CO-16 zurück — die Summe geht dann rechnerisch nicht auf.

Wir schreiben das hier hin, statt es zu umschiffen, weil eine Ratgeberseite, die ein fehlendes Leistungsmerkmal verschweigt, dich in eine Arbeitsweise lockt, die drei Monate später nicht mehr passt. Wenn dein Betrieb überwiegend nach Baufortschritt abrechnet, ist das der Punkt, an dem du vor der Entscheidung stehst — nicht nach dem zweiten Bauabschnitt.

1. Mit der Steuerberatung klären, wie ihr abrechnet. Abgeschlossene, jeweils für sich abgenommene Bauabschnitte sind ein anderer Fall als Anzahlungen auf eine einheitliche Leistung. Steht diese Frage einmal sauber beantwortet in deiner Verfahrensdokumentation, erledigt sich die Hälfte der späteren Diskussion.
2. Jede Rechnung, die für sich steht, geht hier. Rechnungen über abgeschlossene, einzeln abgerechnete Bauabschnitte sind gewöhnliche Rechnungen mit eigener Nummer, eigenem Leistungszeitraum und eigenem Steuerausweis — damit kommt die Rechnungssuite vollständig zurecht.
3. Teilzahlungen ja, Abschlagsrechnungen nein. Wenn dein Kunde eine bestehende Rechnung in Raten zahlt, erfasst du das im Beleg unter Zahlungen: Der Status wechselt auf „teilweise bezahlt“, jede Zahlung bleibt als eigene Zeile stehen, Korrekturen laufen über eine Gegenbuchung statt über das Ändern der alten. Das ist die Zahlungsseite — sie ersetzt keine Abschlagsrechnung.
4. Eine echte Schlussrechnung mit Abzug woanders bauen. Solange das Feld fehlt, entsteht ein solcher Beleg nicht in dieser Software. Ihn trotzdem hier zusammenzubasteln — etwa mit einer Textposition „abzüglich Abschlag“ ohne Betrag — wäre die schlechteste aller Varianten: Die Summen stimmen dann nicht mit dem überein, was tatsächlich zu zahlen ist.

• Der Abschlag ist eine eigene Rechnung; die Schlussrechnung rechnet die Gesamtleistung ab und setzt die Abschläge ab.
• In der E-Rechnung geschieht dieser Abzug in BT-113 — nicht im Text und nicht in der Position.
• Umsatzsteuerlich zählen vereinnahmte Anzahlungen. Für § 19-Betriebe ist das die Grenze, die am leichtesten unbemerkt fällt.
• Die Rechnungssuite bildet Abschlags- und Schlussrechnungen heute nicht ab. Wer so abrechnet, braucht dafür einen anderen Weg — und sollte das wissen, bevor er anfängt.